RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
Club de motoneige de la Jacques-Cartier inc.

Titre 1- Généralités

Article 1.01 – Définitions

 

Dans le présent règlement :

 

Club désigne le Club de motoneige de la Jacques-Cartier inc.

Membre désigne toute personne admise au sein du Club de la manière prescrite au

titre 2.

Conseil désigne le conseil d’administration.

Administrateur désigne toute personne faisant partie du conseil d’administration.

Comité désigne le comité exécutif.

Secteurs désigne les six (6) divisions géographiques couvrant l’ensemble du territoire desservi par le Club, savoir :

1. St-Augustin-de-Desmaures et Neuville
2. L’Ancienne-Lorette
3. Shannon et Ste-Catherine Nord
4. Ste-Catherine Sud
5. Val-Bélair
6. Pont-Rouge

Président désigne le président du Club, qui préside également le conseil d’administration et le comité exécutif.

Vice-président désigne le responsable de chaque secteur qui est également membre du conseil d’administration et du comité exécutif. Les vice-présidents sont au nombre de six (6), soit un par secteur.

Directeur désigne la personne qui assiste le vice-président dans la gestion de son secteur en étant aussi membre du conseil d’administration. Les directeurs sont au nombre de six (6), soit un par secteur.

Secrétaire désigne la personne responsable de la rédaction des ordres du jour et procès-verbaux des réunion et assemblées. Elle certifie conforme les copies des documents de la compagnie.

Vérificateur est le vérificateur des comptes de la compagnie.

Dirigeants désigne les personnes nommées aux postes suivants qui sont au nombre de quinze (15), soit six (6) directeurs, six (6) vice-présidents (dont un pourra agir comme président par intérim), un secrétaire, un président et un vérificateur.

 

Article 1.02 – Mission du Club

Le Club est voué à la promotion et à la pratique sécuritaire du sport de la motoneige sur le territoire qu’il dessert.

Le Club prône le respect des gens et de l’environnement en relation avec la pratique du sport de la motoneige.
Article 1.03 – Adresse du Club

L’adresse permanente du Club est fixée par résolution du conseil d’administration et elle
demeure valide jusqu’à son abrogation où remplacement par une nouvelle résolution.

 

Titre 2- Les membres
Article 2.01 – Catégories de membres

Le Club compte deux catégories de membres, soit les membres actifs et les membres honoraires.

 

Article 2.02 – Membres actifs

Sont membres actifs du Club, les personnes physiques ou morales, à qui le Club a, au cours de la saison, émis des droits d’accès annuels conformément aux règlements de la Fédération des Clubs de motoneige du Québec (FCMQ).
Article 2.03 – Membres honoraires

Sont membres honoraires du Club les personnes, physiques ou morales, que le Conseil d’administration a reconnu comme telles, pour les services qu’elles ont rendus au Club. Les membres honoraires peuvent assister à la réunion annuelle du Club de même qu’aux réunions générales spéciales et prendre part au vote. Ils sont toutefois tenus d’acquitter les droits d’accès annuels pour pratiquer le sport de la motoneige.

 

Article 2.04 – Droit d’accès

Le tarif des droits d’accès que le Club réclame est déterminé chaque année par la Fédération des Clubs de motoneiges du Québec (FCMQ).

 

Titre 3- Gouvernance

Article 3.01 – Éligibilité et élection des administrateurs

Seuls les membres actifs peuvent être élus au conseil d’administration. Les élections se tiennent à l’assemblée générale annuelle.

Il y a un maximum de quatorze (14) postes d’administrateurs.

• Douze (12) administrateurs se partagent la responsabilité des six (6) secteurs, soit deux (2) par secteur. Parmi eux, six (6) devront occuper le poste de vice-président et six (6) le poste de directeur pour chacun des secteurs.
• Un (1) administrateur devra assumer la charge de secrétaire.
• Un (1) administrateur devra assumer la charge de président.

Tous les administrateurs devront accepter un poste de dirigeant lors de la première réunion du conseil d’administration qui suivra l’assemblée annuelle.

Ils sont donc invités à préciser quel poste de dirigeant ils sont disposés à accepter lors de la présentation de leur candidature comme administrateur à l’assemblée annuelle.

 

Article 3.02 – Durée du mandat des administrateurs

Les administrateurs sont élus pour une durée de deux (2) ans.

Administrateurs de secteurs

Le mandat des six (6) administrateurs qui ont la responsabilité des secteurs suivants se termine aux années impaires:

1- St-Augustin-de-Desmaures et Neuville

3 – Shannon et Ste-Catherine Nord

5 – Val-Bélair

Le mandat des six (6) administrateurs qui ont la responsabilité des secteurs suivants se termine aux années paires:

2 – L’Ancienne-Lorette

4 – Ste-Catherine Sud

6 – Pont-Rouge

Autres administrateurs             

Le mandat des deux (2) autres administrateurs se terminent pour l’un aux années paires et pour l’autre aux années impaires.

Le mandat de l’administrateur qui se présente pour occuper le poste de secrétaire se termine aux années impaires.

Le mandat de l’administrateur qui se présente pour occuper le poste de président se termine aux années paires.

 

Article 3.03 – Conseil d’administration

Le club est dirigé par un conseil d’administration formé des administrateurs élus à l’assemblée générale, qui sont au maximum quatorze (14). Il appartient au conseil d’administration de déterminer son territoire d’opération et de s’affilier avec toute fédération ou Club de son choix.

Le conseil d’administration confie par résolution la gestion courante des affaires du Club à un comité exécutif qui doit lui rendre des comptes.

 

Article 3.04 – Dirigeants  

Il y a un total de quinze (15) dirigeants, soit six (6) directeurs, six (6) vice-présidents (dont un pourra agir comme président par intérim), un secrétaire, un président et un vérificateur.

Tous les dirigeants sont des membres du conseil d’administration, à l’exception du vérificateur. Ce dernier assiste cependant aux réunions du conseil.

 

3.05 – Rôle des dirigeants

Président

Le président du Club est président du conseil d’administration et du comité exécutif et en dirige les délibérations.

Il est également membre d’office de tout comité.

Président par intérim

Le président par intérim remplace le président et exerce toutes ses fonctions en cas d’absence temporaire ou prolongée de ce dernier.

Il est nommé parmi les vice-présidents lors de la première réunion du conseil d’administration.

Vice-président

Le vice-président a la responsabilité d’un secteur. Les vice-présidents sont au nombre de six (6), soit un par secteur.

Directeur

Le directeur assiste le vice-président dans la gestion de son secteur. Les directeurs sont au nombre de six (6), soit un par secteur.

Secrétaire

Le secrétaire prépare les ordres du jour et rédige les procès-verbaux des assemblées générales, des réunions du conseil d’administration et du comité exécutif auxquelles il assiste.

Il certifie conforme les copies des procès-verbaux et autres documents de la compagnie.

Vérificateur

Un vérificateur des comptes est nommé lors de chaque assemblée générale annuelle. Son mandat est d’une durée d’un an.

Le vérificateur a accès en tout temps aux livres, comptes et pièces justificatives de la compagnie.

Il fait rapport au conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle.

Il assiste aux réunions du conseil d’administration mais n’en est pas membre et n’a pas droit de vote.

 

Article – 3.06 – Durée du mandat des dirigeants 

Les dirigeants sont nommés pour une durée de deux (2) ans par le conseil d’administration, à l’exception du vérificateur dont le mandat est d’un an et qui est élu par l’assemblée générale annuelle.

Le mandat du président se termine aux années paires.

Les mandats des six (6) dirigeants (directeurs et vice-présidents) qui ont la responsabilité des secteurs suivants se terminent aux années impaires:

1- St-Augustin-de-Desmaures et Neuville

3 – Shannon et Ste-Catherine Nord

5 – Val-Bélair

Les mandats des six (6) dirigeants (directeurs et vice-présidents) qui ont la responsabilité des secteurs suivants se terminent aux années paires:

2 – L’Ancienne-Lorette

4 – Ste-Catherine Sud

6 – Pont-Rouge

Le mandat du secrétaire se termine aux années impaires.

 

3.07 – Comité exécutif

Le comité exécutif est formé de huit (8) personnes, soit du président, des six (6) vice-présidents et du secrétaire.

Le comité exécutif est chargé de l’administration courante des affaires du Club dans les limites d’autorité que le conseil d’administration lui aura accordé.

Le comité exécutif voit aussi à l’embauche du personnel nécessaire aux opérations et établit les conditions d’emploi.

 

3.08 – Reddition de compte au conseil d’administration par le comité exécutif

À chaque réunion du conseil d’administration, le comité exécutif doit pour la période comprise entre les deux dernières réunions ordinaires du conseil :

• Faire rapport des activités.
• Faire rapport de ses revenus et dépenses par poste budgétaire.
• Faire rapport des entrées de fonds/subventions/commandites, etc.
• Faire rapport sur son membership.

 

Article 3.09 Déontologie

Conflit d’intérêts

Les administrateurs sont tenus de dévoiler par écrit les intérêts qu’ils détiennent dans des entreprises pouvant tirer profit des activités du Club. Ces administrateurs doivent se retirer des délibérations qui pourraient leur apporter des avantages indus et en aucun temps, ils ne peuvent faire de la propagande auprès des autres administrateurs pour favoriser les entreprises dans lesquelles ils ont des intérêts. En cas d’incertitude le comité exécutif juge de la pertinence des faits et décide si l’administrateur peut prendre part aux délibérations.

Confidentialité

Les administrateurs ont une obligation de discrétion : ils ne peuvent dévoiler la teneur des délibérations du conseil et du comité ou toute information reçue lors des réunions qui pourrait être préjudiciable au Club.

 

Titre 4- Assemblées et réunions

Article 4.01 – Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle des membres du Club a lieu dans le cours des mois d’avril à septembre. À l’assemblée générale annuelle, les membres:

• Reçoivent le rapport annuel du président.
• Reçoivent les états financiers de l’année qui prend fin.
• Nomment une firme comptable pour voir à la préparation des états financiers de l’année à venir.
• Élisent les administrateurs selon les postes à pourvoir et le vérificateur.
• Disposent de tout sujet mentionné à l’avis de convocation.

Article 4.02 – Réunion ordinaire du conseil

La première réunion du conseil d’administration suit immédiatement l’assemblée générale annuelle.

Le conseil d’administration, à sa première réunion :

• Nomme ou élit, selon les postes à pourvoir, les administrateurs dans les postes de président, président par intérim, vice-présidents, directeurs et secrétaire;
• Modifie ou reconduit les délégations financières et administratives du comité exécutif.
• Confirme ou modifie la date de fin de l’exercice financier fixée présentement au 30 avril.
• Fixe la date des réunions du conseil.

À moins de résolution à l’effet contraire les réunions ordinaires du conseil ont lieu, excepté les mois d’été, les mois d’octobre, février et juin à la date et à tout endroit sur le territoire du Club que le conseil d’administration fixera par résolution.

 

Article 4.03 – Réunions du Comité exécutif 

À sa première réunion, le comité exécutif nomme ses fondés de pouvoir et attribue les délégations financières et administratives qu’il juge pertinentes à la bonne marche des opérations.

Le comité exécutif informe le conseil d’administration des délégations d’autorité qu’il a accordées ou retirées.

À ses réunions ordinaires, le comité exécutif entérine les actions posées par ses fondés de pouvoir et dispose de tout sujet pour pouvoir voir à la bonne marche des opérations du Club.

Les réunions du comité exécutif ont généralement lieu au siège social au Club tous les mois à compter du mois d’octobre jusqu’à l’assemblée générale annuelle. La fréquence des réunions peut être augmentée au besoin sur simple avis de convocation cinq (5) jours avant la tenue de la réunion.

 

Article 4.04 – Assemblées et réunions spéciales

Demande par le conseil d’administration

Le conseil d’administration peut par résolution demander la tenue d’une assemblée générale spéciale des membres pour :

• Un problème important pouvant affecter la survie du Club.
• La destitution du président

 

Demande par le comité exécutif

Le comité exécutif peut demander la tenue d’une réunion spéciale du conseil
d’administration pour :

• Tout achat jugé prioritaire et dont le comité n’a pas l’autorité financière

• L’organisation d’un évènement particulier
• Toute autre question jugée à propos

 

Article 4.05 – Quorum et vote

Assemblée générale

Le quorum de l’assemblée générale est fixé à huit (8) membres actifs.

Les membres n’ont droit qu’à un vote peu importe le nombre de droits d’accès qu’ils
détiennent ou le nombre de fonctions qu’ils cumulent au sein du Club.

Le vote par procuration est interdit conformément à l’article 224 de de la Loi sur les compagnies.

Le vote se tient à main levée à moins qu’une majorité de membres présents demandent un vote secret.

Sauf exceptions prévues à la loi ou au présent règlement, les décisions sont prises à la majorité simple des personnes présentes.

 

 

Conseil d‘administration

Le quorum aux réunions du conseil d’administration est fixé à huit (8) administrateurs.

Sauf exceptions prévues à la loi ou au présent règlement, les décisions sont prises à la majorité simple des personnes présentes. En cas d’égalité, le président a droit à un second vote ou vote prépondérant.

 

 

Comité exécutif

Le quorum du comité exécutif est fixé à cinq (5) membres.

Sauf exceptions prévues à la loi ou au présent règlement, les décisions sont prises à la majorité simple des personnes présentes. En cas d’égalité, le président a droit à un second vote ou vote prépondérant.

 

Article 4.06 – Avis de convocation

Assemblées des membres

Les assemblées générales annuelles et les assemblées générales spéciales du Club sont convoquées par courrier électronique (pour les membres qui ont fait connaitre leur adresse courriel) et par avis sur la page web du Club ou sur les réseaux sociaux.

L’avis de convocation doit spécifier la date, l’heure et l’endroit de la réunion et de la façon de se procurer l’ordre du jour. Seuls les sujets mentionnés à l’ordre du jour seront débattus.

Lors des assemblées générales ou des assemblées générales spéciales, seuls les points mentionnés à l’avis de convocation peuvent être discutés, toutefois les commentaires et suggestions des membres sur tous points concernant le Club peuvent être reçus.

Conseil d’administration et comité exécutif

Les réunions ordinaires ou spéciales du conseil d’administration et du comité exécutif sont convoqués cinq (5) jours avant la réunion, par toute mode jugé à propos tel que courrier électronique, téléphone, etc., en spécifiant, l’endroit, la date et l’heure de la réunion et au besoin les points particuliers à l’ordre du jour.

 

Titre 5 – Mise en force des règlements

Les présents règlements peuvent, dans les limites permises par la Loi sur les compagnies, être amendés où abrogés par le conseil d’administration et ces modifications ou abrogations tiennent jusqu’à la prochaine assemblée générale qui devra les entériner.

Le présent règlement a été a proposé par le comité exécutif à sa réunion du 27 août 2020. Il a par la suite été adopté lors d’une assemblée générale spéciale le 27 août 2020 à l’unanimité (conformément à l’art. 92 de Loi sur les compagnies) et à la réunion du conseil d’administration qui a suivi toujours en date du 27 août 2020.

Entrée en vigueur : 27 août 2020.